Шаблоны электронных документов

В МИС CS Polibase можно создавать различные типы шаблонных форм:

Текстовые документы в специальном формате с поддержкой расширенных функций и Unicode, аналогичный, но более функциональный по сравнению с традиционным RTF. Такие шаблоны позволяют использовать форматированный текст и таблицы, встраивать шаблонные поля (например, ФИО, дата рождения, диагноз), обеспечивать точки и поля вызова справочников для автоматического выбора значений и упрощения ввода данных.

Параметрические формы, представляющие собой настраиваемые наборы и списки параметров и их возможных значений. Благодаря разнообразию поддерживаемых типов параметров (большой текст, строка до 256 символов, число, дата и их комбинации), эти формы легко адаптируются под потребности создания разнообразных документов: лабораторных исследований, опросных и анкетных данных, фиксирования этапов оказания услуг и состояния пациентов.

Комбинированные формы — эффективное решение, сочетающее в одном документе параметрические формы и богатое форматирование текстовых документов. Позволяют создавать медицинские документы сложной структуры, включающие как текстовые описания, так и структурированные наборы параметров, что особенно востребовано для медицинских заключений, эпикризов, протоколов обследований и других сложных медицинских документов.

В МИС CS Polibase реализован механизм гибкой настройки шаблонов документов и электронных медицинских документов (СЭМД) любого состава, который комплексно решает задачи стандартизации, автоматизации и интеграции медицинской документации на основе специальных моделей.

Ключевая составляющая этого механизма — структурированные модели документов. Такая модель описывает логику и структуру каждого медицинского документа: определяет его разделы, поля, типы данных, обязательность заполнения, взаимосвязи между данными. Благодаря этому документы становятся не просто текстовыми шаблонами, а представляют собой формализованные структуры, учитывающие специфику клинических процессов, требования стандартов и нормативов.

Визуальная часть реализуется с помощью шаблонов визуальных форм. Администратор или опытный пользователь может самостоятельно настраивать, как именно будет выглядеть форма ввода для медицинского документа: какие поля и элементы управления на ней выводятся, каким образом организовано их взаимодействие, что из параметров доступно для ввода вручную, а что — только из справочников. Такой подход позволяет максимально адаптировать интерфейс под практические потребности различных отделений и специалистов.

Дополнительно поддерживаются шаблоны форм выгрузки во внешние форматы данных. Это значит, что при необходимости выгрузить документ в формат, требуемый, например, для передачи в государственные регистры, интеграции с другими медицинскими системами или формирования печатных форм, можно отдельно настроить структуру и состав экспортируемых данных. Шаблоны выгрузки позволяют учитывать различные стандарты (например, XML, HL7, JSON, HTML и др.) и регламентированные требования, что существенно облегчает взаимодействие с внешней инфраструктурой (например, ЕГИСЗ) и отчётность.

Благодаря такому механизму специалисты могут оперативно создавать новые типы документов, легко изменять структуру и визуальное представление уже существующих, настраивать правила валидации данных, автоматическое заполнение отдельных полей и маршрутизацию документов по процессам. Всё это обеспечивает высокую гибкость, унификацию и масштабируемость работы с медицинскими документами в МИС CS Polibase, снижая зависимость от доработок на уровне программирования и предоставляя инструментальные возможности для ИТ-специалистов и администраторов системы.

Шаблонные поля в шаблонах документов — это заранее определённые (или настраиваемые) элементы в тексте шаблонов, которые автоматически заполняются конкретными данными при создании нового документа на основе шаблона. Они служат "контейнерами" для переменных данных: фамилия, имя пациента или сотрудника, дата рождения, номер документа, дата создания, данные врача, информация об организации и многое другое.

При генерации документа шаблонные поля автоматически заменяются на значения из соответствующих карт и форм (например, карта регистрации СЭМД, карта персоны или организации, договор, план обследования, счет-протокол, платежная операция и др.), что упрощает и ускоряет создание документов, снижая риск ошибок при ручном заполнении.

Система CS Polibase предоставляет гибкие возможности для создания и настройки шаблонов документов различного типа, полностью учитывая специфику того контекста, в котором используются эти документы. Все шаблоны документов в системе подразделяются на категории или контекстные группы, каждой из которых соответствуют определённые типы данных и шаблонных полей в зависимости от задач, для которых эти документы предназначены.

Такой подход позволяет точно настраивать структуру документа под задачи конкретного рабочего процесса, обеспечивая максимальную автоматизацию и корректность ведения медицинской документации в контексте работы учреждения.

В системе CS Polibase предусмотрены дополнительные шаблонные поля, которые позволяют автоматически вставлять в документ такие производные данные, как сумма прописью, возраст, текущие дата и время, изображения, штрих-коды и другие значения. Использование этих форматов обеспечивает быстрое и корректное преобразование данных и их автоматическую подстановку из карточек и системы непосредственно в документ.

В системе CS Polibase вы можете создавать собственные справочники значений для любых параметров и использовать их при формировании документов. Для этого в текст шаблона вставляются специальные элементы — так называемые точки вызова справочников и поля вызова справочников. Они позволяют выбирать значения из нужного справочника прямо в процессе заполнения документа.

Поля вызова справочников предоставляют более широкие возможности по сравнению с точками вызова. С их помощью можно детально настраивать свойства параметров, которые будут подставляться в документ: определять обязательность заполнения (обязательные или необязательные поля), выбирать способ заполнения (например, только из справочника, вручную или из справочника и вручную), а также задавать способ выбора значений (однократный или множественный выбор) и другие параметры. Это повышает гибкость и удобство настройки шаблонов под конкретные задачи и требования вашего учреждения.

Связь шаблонных групп с подразделениями и рабочими процессами обеспечивает гибкую и удобную настройку системы под потребности организации. Для каждого подразделения или рабочего процесса можно создать и назначить собственные группы шаблонов, что позволяет использовать только актуальные документы для конкретной деятельности.

Каждая группа шаблонов может быть прикреплена как к определённому подразделению, например, "Регистратура", "Терапия", "Хирургия", так и к отдельному рабочему процессу, например, "Работа ортопедической лаборатории" или "Обработка заказов". Это значительно упрощает поиск нужных документов и минимизирует риск ошибок при оформлении документации.

В МИС CS Polibase предусмотрена возможность индивидуального использования шаблонов для каждого пользователя. Для этого шаблоны, относящиеся к одному направлению работы, могут быть объединены в отдельные подгруппы. Эти подгруппы затем предоставляются в доступ каждому специалисту с учётом его должности, что позволяет максимально точно настроить рабочее пространство под задачи конкретного сотрудника. Такой подход обеспечивает удобство и эффективность при работе с шаблонами в рамках различных профессиональных ролей.

Шаблоны документов могут использоваться в «связанном режиме». Это означает, что шаблоны могут быть привязаны к определённым диагнозам, состояниям, видам работ, профессиональным стандартам, противопоказаниям, страховым случаям, а также к конкретным услугам или товарам. Таким образом, каждому стандарту, диагнозу, услуге, товару и другим объектам в системе можно сопоставить один или несколько шаблонов документов.

При оформлении пациента, оказании ему медицинских услуг или продаже товаров эти шаблоны будут использованы для создания соответствующих документов или их наборов — вручную либо автоматически. Это существенно упрощает и ускоряет процесс оформления необходимой документации, а также обеспечивает её соответствие установленным требованиям и стандартам.

Механизм настраиваемых шаблонов печати планов обследования и лечения, счетов-протоколов и заказов-нарядов представляет собой удобный и гибкий инструмент для формирования печатных форм документов, которые могут быть быстро созданы и адаптированы под разные задачи медицинской организации или специалиста.

Каждый шаблон печати плана, счета или наряда — это цельный документ, первая часть которого содержит произвольный текст с возможностью использования шаблонных (переменных) полей. Эти поля автоматически заполняются конкретными данными пациента, врача, учреждения, датой, и другой информацией в момент генерации документа.

Вторая ключевая часть шаблона — это встраиваемый в документ таблицей список назначаемых или выполненных услуг и товаров. Табличный блок позволяет вывести перечень медицинских или иных назначений, с возможностью полностью настраивать как состав, так и порядок колонок (например, название услуги, количество, стоимость, исполнитель, примечание или другие атрибуты в зависимости от потребностей клиники и ситуации). Конкретный состав столбцов для таблицы можно гибко изменять непосредственно в настройках шаблона, задавая, какие именно параметры выводить и в каком виде они отображаются.

Система поддерживает неограниченное количество таких настраиваемых шаблонов — можно создать отдельные версии под разные отделения, методики, типы обследований (например, отдельный шаблон для стоматологии, педиатрии, физиотерапии и т.д.), вплоть до различий в структуре текстовой и табличной частей или фирменном стиле оформления. Шаблон может включать фирменные логотипы, контактные данные, подписи и другие элементы.

Процесс формирования документа максимально автоматизирован: после создании или редактировании плана обследования, счета-протокола или заказа-наряда специалист выбирает подходящий шаблон, система подставляет все доступные данные, формирует таблицу услуг на основании заполненного плана, и предоставляет готовый к печати (или сохранению в электронном виде) документ для передачи пациенту или использования во внутреннем документообороте.

В результате, использование такого механизма не только упрощает и ускоряет подготовку стандартных медицинских документов, но и позволяет обеспечить их соответствие внутренним и внешним требованиям, индивидуальной стилистике и структуре работы каждой конкретной клиники, подразделения или специалиста.

Механизм пакетного режима работы с шаблонами документов позволяет автоматически создавать сразу несколько документов по заранее заданным шаблонам при наступлении определённого события или выполнении какого-либо действия (например, постановка диагноза, оказание услуги, оформление продажи).

В рамках этого механизма различные шаблоны могут быть связаны с конкретными состояниями процесса (этапами обслуживания клиента), стандартами оказания услуг, диагнозами, перечнями услуг или товаров. Связь между шаблонами и такими сущностями настраивается заранее: администратор определяет, какие шаблоны должны использоваться при определённых сценариях.

Когда происходит соответствующее действие или наступает заданное событие (к примеру, врач устанавливает диагноз или специалист начинает этап обслуживания), система автоматически определяет, какие шаблоны относятся к данной ситуации, и запускает одновременное формирование необходимых документов. В результате за одно действие пользователя мгновенно создаётся пакет документов – на каждого профильного специалиста, все необходимые направления, согласия, информационные листы и т.п.

Преимущества пакетного режима включают в себя повышение скорости и качества оформления, минимизацию ошибок, связанных с пропуском документации, и строгую привязку документооборота к установленным стандартам.