Документооборот и делопроизводство

Система CS Polibase предоставляет инструменты для создания и оформления документов любого типа — от медицинских записей до общих административных документов: договоров, информированных согласий, актов, заключений, направлений, справок и других. Унификация механизма создания документов и интеграция с рабочими процессами позволяет вести полный спектр документооборота в одном окне.

Документы могут быть заверены простыми или квалифицированными электронными подписями (КЭЦП), встроенными в систему CS Polibase, что обеспечивает их юридическую значимость. CS Polibase поддерживает обмен информацией с государственными учреждениями (ЕГИСЗ) и различными внешними сервисами посредством API и собственных решений для дистанционного обмена данными.

Каждый документ получает уникальный номер, дату создания, а также может быть назначен ответственному исполнителю. Систему нумерации документов можно настраивать. Система предусматривает механизм контрольных карточек, которые позволяют фиксировать задачи по документу и контролировать этапы их исполнения.

Платформа обеспечивает мониторинг исполнения документов и поручений, позволяя отслеживать назначенных ответственных лиц, контролировать сроки и получать уведомления о приближении дедлайнов или необходимости дополнительных действий.

МИС CS Polibase реализует надежное архивное хранение документов во внешнем хранилище данных, что обеспечивает долговременную сохранность, быстрый поиск и легкий доступ к информации, полностью соответствуя требованиям безопасности данных и отраслевым стандартам.

Одним из ключевых преимуществ системы является механизм шаблонов. Он позволяет использовать заранее подготовленные формы документов, которые автоматически заполняются информацией из базы данных — например, данными пациента, реквизитами организации, датами оказания услуг. Шаблонные поля сокращают время на подготовку бюрократических документов, делают их оформление стандартизированным и минимизируют вероятность ошибок.

Система CS PoliBase поддерживает хранение документов в специальном формате, который даёт возможность создавать сложные структуры. Документы могут содержать текст, таблицы, изображения, графические элементы, сканированные копии. Это важно для хранения комплексных медицинских отчётов, заключений, приложений. Кроме того, все прикрепляемые файлы любых форматов — текстовые, таблицы, изображения, документы электронной почты — сохраняются непосредственно в системе и могут быть открыты в сторонних редакторах напрямую из интерфейса CS PoliBase.

Документооборот и делопроизводство в МИС CS Polibase тесно интегрированы с общей логикой работы клиники, позволяя использовать их как естественную часть любых рабочих процессов медицинского учреждения. Благодаря возможностям CS Polibase BPM работа с документами и их обработкой может осуществляться непосредственно внутри задач и схем рабочих процессов, что обеспечивает их органичное включение в различные направления деятельности, делая документооборот полноценной составляющей рабочих процессов медицинского учреждения.