Учет материалов и медикаментов

Автоматизация склада, учета медикаментов и расходных материалов значительно упрощает и систематизирует управление материальными ресурсами клиники

Функции автоматизации склада и учета материалов и медикаментов

Автоматизация склада и учета материалов и медикаментов в медицинском учреждении направлена на повышение эффективности управления материальными ресурсами, снижение рисков ошибок и оптимальное использование запасов.

Функции автоматизации склада включают получение, хранение, перемещение и отпуск материалов и медикаментов. Система фиксирует поступление медицинских товаров и медикаментов, формирует электронные записи и обновляет складские остатки в реальном времени. Это обеспечивает точный учет каждой единицы материала, отслеживает сроки годности медикаментов, позволяет прогнозировать потребности и избегать излишков или дефицита.

Функции учета материалов и медикаментов реализуют контроль над распределением, расходом и списанием препаратов. Система регистрирует все движения товаров по складу и их выдачу в подразделения, помещения, на рабочие места и специалистам, их расход и списание, автоматически формирует отчетность по использованию ресурсов и структуре прихода, выдачи и расхода.

В медицинской информационной системе CS Polibase автоматизация склада и учета медикаментов и расходных материалов реализована комплексно и включает широкий спектр функций, которые значительно упрощают и систематизируют управление материальными ресурсами клиники:

Трехуровневый учет прихода, выдачи и расхода

В системе предусмотрен трехуровневый учет всех движений материалов: приход, выдача и расход / списание. Система фиксирует все операции по приходу, выдаче, расходу и перемещению материалов между складами, подразделениями, рабочими местами, кабинетами, палатами, а также конкретными специалистами. Материальный учет ведется в разрезе структурных подразделений, материально ответственных лиц, мест хранения и даже рабочих мест.

Приход материалов на склад

Приход материалов на склад фиксируется посредством ввода приходных накладных, что позволяет отслеживать поступление каждой партии с детализацией по номенклатуре, количеству, стоимости, срокам годности и поставщикам.

Выдача и распределение материалов

Важной особенностью системы CS Polibase является возможность учета не только поступления на склад, но и выдачи материалов на нужды отдельных подразделений, рабочих мест, специалистов, кабинетов, палат и любых производственных участков. Выдача материалов организована с возможностью распределения по ответственным специалистам, кабинетам или рабочим местам.

Расход и списание материалов

Система регистрирует расход материалов и медикаментов и их списание — как при оказании медицинских услуг, так и при самостоятельной выдаче или продаже медицинских товаров внутри учреждения. Расход и списание материалов может производиться как автоматически по предустановленным нормативам (например, на одну процедуру или пациента), так и вручную — с учетом индивидуальных потребностей или нештатных ситуаций.

В автоматическом режиме система может регистрировать расход и списание материалов как при оказании медицинских услуг, так и при самостоятельной выдаче или продаже материалов внутри учреждения.

Перемещение материалов

Перемещение материалов со склада на склад, из помещения в помещение или от специалиста к специалисту происходит с полной детализацией движения, что особенно важно при наличии нескольких складов или распределенных подразделений.

Расчет остатков

Система в любой момент рассчитывает текущие остатки материалов на центральном складе, на локальных складах (например, отделениях), а также непосредственно в помещениях, у специалистов и на рабочих местах персонала, что обеспечивает полную прозрачность наличия и движения материальных ценностей.

Контроль минимальных остатков

Важной функцией является контроль минимальных остатков: система автоматически сигнализирует о необходимости пополнения запасов при достижении критического уровня. Уровни минимальных и максимальных остатков настраиваются, реализован автоматический контроль за уровнем запасов и оповещение о необходимости пополнения либо выявлении избыточных запасов.

Инвентаризация и журналы остатков

Для поддержания точного баланса реализованы функции регулярной инвентаризации, что помогает выявлять и устранять расхождения между фактическими и учетными данными с помощью корректирующих проводок.

Нормативы расхода

В МИС CS Polibase реализована система учета и контроля нормативов списания материалов и медикаментов. Нормативы расхода представляют собой заранее установленные организацией расходные нормы конкретных материалов и препаратов на оказание той или иной услуги, процедуру или операцию. Они формируются на основании внутренних медицинских стандартов, существующих методик лечения, а также требований регулятивных актов.

Нормативы расхода гибко настраиваются: можно указать необходимые материалы и медикаменты для каждой медицинской услуги, их количество и, при необходимости, условия применения. Это позволяет автоматически рассчитывать необходимый расход на каждое медицинское действие и избегать как перерасхода, так и дефицита ресурсов.

Технологии штрихкодирования

Для повышения точности и скорости учета поддерживаются технологии штрихкодирования – все основные операции (поступление, выдача, перемещение, учет использования) могут выполняться с помощью сканеров штрихкодов.

Поддержка работы с несколькими филиалами

Поддержка работы с несколькими филиалами и их складами дает возможность централизованно управлять всеми материальными потоками, независимо от масштаба клиники, обеспечивая как структурную иерархию, так и сквозную аналитику для руководства.

Документы материального учета

Вся деятельность по учету сопровождается оформлением и хранением необходимых документов: приходных и расходных накладных, актов списания и перемещения. Это обеспечивает прозрачность и соответствие внутренним и внешним требованиям.

Партионный учет

Партионный учет материалов и медикаментов в медицинской информационной системе (МИС) CS Polibase обеспечивает детальное отслеживание движения товаров по каждой партии. Это позволяет учитывать все поступления, перемещения и списания медикаментов и материалов с привязкой к конкретным партиям, стоимости закупки и срокам годности.

Полная статистика и отчеты

Мощные статистические и аналитические инструменты позволяют формировать сводки и детальные перечни прихода, выдачи и расхода материалов и медикаментов по каждому движению, оборотно-сальдовые ведомости по складам, подразделениям, помещениям, специалистам и рабочим местам по номенклатуре за любой произвольный период времени.

МИС CS PoliBase позволяет эффективно контролировать материальные потоки благодаря точной, прозрачной и легко масштабируемой системе управления складом, медикаментами и расходными материалами на всех этапах их жизненного цикла и на всех уровнях медицинского предприятия.