Управление медицинским персоналом

Учет медицинского персонала и управление рабочими графиками позволяют обеспечить устойчивую и эффективную работу всего учреждения, ориентированную на предоставление качественной медицинской помощи

Управление персоналом
в медицинской организации

Учет и управление персоналом в медицинских организациях имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой отрасли здравоохранения. Эти особенности связаны с необходимостью обеспечения непрерывности медицинской помощи, строгим соблюдением норм трудового законодательства, а также ориентацией на высокое качество оказываемых услуг.

Многоуровневая структура персонала

В медицинских учреждениях работают как высококвалифицированные специалисты (врачи различных профилей), так и средний медицинский персонал (медсестры, фельдшеры) и вспомогательный персонал. Учет и управление персоналом должны учитывать не только численность и квалификацию сотрудников, но и их специализацию, графики работы, а также лицензии и сертификаты, подтверждающие право на практику.
Правильная организация рабочего времени

В медицинских учреждениях широко применяются сменные графики, круглосуточное дежурство, а также экстренные вызовы. Рабочие смены должны составляться таким образом, чтобы избежать профессионального выгорания сотрудников, обеспечить соблюдение норм трудового законодательства (например, количество часов отдыха между сменами) и при этом покрыть потребности учреждения в необходимых специалистах.
Учет реальной нагрузки на персонал

Штатное расписание разрабатывается с учетом нагрузки на персонал, нормативов по численности работников, требований к квалификации сотрудников и особенностей каждого отделения учреждения. Например, в реанимации или травматологическом отделении требуется больше персонала на одну смену, чем в менее загруженных подразделениях.
Точный учет отработанного времени

Учет работы медицинского персонала связан с точным отслеживанием отработанного времени, учета сверхурочных, ночных и праздничных смен. Системы автоматизации помогают вести табельный учет, фиксировать переработки и правильно начислять заработную плату.

Управление персоналом в МИС CS Polibase

МИС CS Polibase предоставляет эффективный инструмент для комплексного управления сотрудниками медицинской организации и рабочими процессами. Учет персонала, штатное расписание и составление рабочих графиков позволяют контролировать структуру занятости, управление вакансиями, расчет заработной платы и управление рабочими процессами в медицинском учреждении.

Учет персонала

Учет работников медицинского учреждения начинается с формирования базы данных, которая должна содержать полную информацию о медицинских специалистах и административном персонале.

Общий реестр сотрудников

Все индивидуальные карты объединены в общий реестр сотрудников, являющийся централизованным хранилищем информации о персонале, работающем в медицинской организации. Реестр хранит данные как на действующих сотрудников, так и на тех, кто работал ранее, обеспечивая доступ к архивной информации. Это упрощает задачи, связанные, например, с восстановлением и анализом исторических данных по кадрам или проведением ревизий. Функционал учета персонала в реестре также позволяет быстро находить информацию по любому сотруднику, производить сортировку и фильтрацию по широкому спектру параметров, таким как подразделение, должность, специализация или принадлежность к определённым категориям.
Карты сотрудников

CS Polibase позволяет вести учет каждого сотрудника организации путем регистрации индивидуальных карт сотрудников. Индивидуальная карта сотрудника представляет собой структурированную запись, где содержатся все базовые и дополнительные данные, необходимые для работы с персоналом. Основные данные, указываемые в карте сотрудника, могут включать в себя: Фамилия, Имя, Отчество, Адресные данные, Контактные данные, СНИЛС и ИНН, Сертификаты электронной подписи, Анкетные данные, Документы об образовании и квалификации, Медицинские допуски и заключения, Информация о рабочем стаже, Трудовые договоры и другие данные.
Дополнительные поля и свойства

Особенностью МИС CS Polibase является возможность гибкой настройки состава данных, которые могут быть включены в карту сотрудника. Кроме стандартного набора данных о сотруднике система позволяет создавать любые дополнительные поля и формы, типы и состав которых определяется самим пользователем. Это позволяет адаптировать систему под требования конкретного медицинского учреждения, добавляя, например, такие свойства, как специализированные квалификации, прохождение тренингов, наличие определённых лицензий и сертификатов. Таким образом, система предоставляет возможность ведения максимально детализированной базы данных по персоналу.
Персональная папка во внешнем хранилище данных

Этот раздел предоставляет доступ к персональному внешнему хранилищу данных сотрудника, в котором могут храниться дополнительные документы и файлы, связанные с сотрудником. В персональном хранилище можно сохранять любые документы и файлы, которые имеют отношение к сотруднику. Персональное хранилище данных сотрудника упрощает управление информацией, позволяя хранить, структурировать и оперативно использовать дополнительные документы и файлы, связанные с сотрудником. Это повышает эффективность работы, сокращает время на поиск данных и обеспечивает централизованный доступ к важной информации.

Управление штатным расписанием

Штатное расписание в медицинской информационной системе CS Polibase — это инструмент для управления структурой персонала, который фиксирует должности, их количество, свойства и роли сотрудников. Оно позволяет автоматизировать учет кадров, контролировать вакансии, настраивать зарплаты и нормативы, планировать графики работы.

Структура штатного расписания

Штатное расписание медицинской организации в системе CS Polibase напрямую связано с его структурой. Оно включает перечень должностей, их свойства, а также фиксирует наличие медицинского и немедицинского персонала (например, администраторы, лаборанты, технический персонал). Пользователь может создавать структуру штатного расписания, включающего все необходимые позиции, с привязкой должностей к подразделениям и сотрудников к должностям. Штатное расписание строится на основе заранее настроенного справочника должностей. Это позволяет учитывать особенности каждой организации и подбирать необходимую структуру штатного расписания.
Составление штатного расписания

Штатное расписание дает возможность управлять вакансиями (в том числе отслеживать открытые позиции), назначать специалистов на работу, переносить их между должностями или подразделениями, а также увольнять по мере необходимости. Это полностью отражается в истории сотрудника, включая все кадровые изменения. Основные функции составления штатного расписания включают в себя: редактирование справочника должностей, привязку должностей к подразделениям, назначение специалистов на должности / увольнение с должности, сохранение изменений в трудовой истории сотрудника .
Управление свойствами должностей

Каждая должность в штатном расписании имеет свои параметры, которые могут тонко настраиваться в системе. Свойства должности штатного расписания позволяют гибко настраивать индивидуальные параметры работы для каждого пользователя системы, определять роли специалистов в рабочем процессе, задавать шаблонные наборы документов, параметры его почасовой оплаты, стандарты работы, ставки, нормативы и другие параметры, необходимые для расчета зарплаты, учета рабочего времени, сбора статистики (в том числе статистики по нормам посещений в день, нормам УЕТ, переработкам и перекрытию ставок) и оценки эффективности работы специалистов.

Управление графиком работы

График работы в системе CS Polibase — это средство организации и учета ресурсов рабочего времени сотрудников, помещений и рабочих мест. С его помощью можно составлять смены, отслеживать планируемое и фактическое время работы, а также контролировать соответствие нормативам и уровень загрузки персонала, помещений и рабочих мест.

Структура графика работы

График работы сотрудников в системе CS Polibase напрямую связан со структурой организации и штатным расписанием. Система позволяет создавать графики работы сотрудников на любой временной период с привязкой к конкретным структурным подразделениям, помещениям и рабочим местам. Существует возможность работы как с индивидуальными графиками по каждому подразделению, так и с общими данными по организации, где все специалисты отображаются единым списком со структурированной разбивкой по подразделениям. При этом уровень доступа к данным графика работы настраивается в зависимости от прав и полномочий конкретного пользователя.
Составление графика работы

В график заносят такие сведения, как дата и время начала и окончания работы, место работы (помещение, рабочее место), сотрудник и его должность по штатному расписанию. Система учитывает различные формы рабочего дня: обычная смена, дежурство, работа смотрового врача, больничный лист, отпуск, командировка, отгулы, обучение, декретный отпуск или подменный график. Для удобной настройки графика предусмотрены функции быстрого редактирования: с помощью удобных инструментов используются копирование и удаление элементов расписания одним кликом, а также возможность быстрого копирования данных по заданной маске. Это позволяет значительно сократить трудозатраты на составление графиков, особенно в клиниках с большим количеством сотрудников.
Управление свойствами рабочего дня

Особенностью CS Polibase является то, что график работы может быть синхронизирован с показателями, применяемыми для расчета заработной платы и анализа эффективности работы. В свойствах каждого рабочего дня могут задаваться индивидуальные ставки и нормативы: почасовые ставки оплаты, нормы посещений и УЕТ, нормативы рабочего дня, учет обеденного перерыва, коэффициенты переработки, надбавки за работу в выходные дни и другие параметры. Это позволяет вести корректный расчет суммарных и средних показателей работы даже с учетом текущих изменений условий работы каждого специалиста (например, переход с полного на неполный рабочий день или с полставки на ставку).

Другие возможности

Возможность совмещения должностей. Один специалист может одновременно занимать несколько должностей штатного расписания. Это особенно важно для случаев, когда врач работает в нескольких отделениях или филиалах.
Гибкость перемещения сотрудников. Система допускает перенос специалистов между должностями, а также перенос должностей между подразделениями. При этом сохраняется полная история работы сотрудника.
Возможность настройки резервного времени, которое используется для распределения доступных слотов между регистратурой и врачом, предоставляя врачу возможность самостоятельно записывать пациентов на специально отведённые интервалы. Кроме того, эти настройки позволяют программировать режимы работы терминалов самозаписи в холле клиники.
Связь с графиками работы. Система позволяет сопоставить фактическое использование рабочего времени с заданными нормативами, анализируя данные о занятости и графиках работы.

Аналитические возможности

График работы предоставляет информацию об общем и среднем количестве отработанных часов, дней и ставок за любой заданный период времени. На основе этих данных система позволяет организовать табельный учет с автоматическим расчетом таких показателей, как средние показатели посещаемости, выработки, оплаты и трудоемкости за любой выбранный период времени. Это дает системе возможность автоматически рассчитывать суммарную загруженность, а также среднюю и общую производительность специалистов, помещений, рабочих мест, подразделений и медицинского учреждения в целом.

Функционал управления персоналом, штатным расписанием и рабочими графиками системы CS Polibase предлагает универсальные решения для автоматизации кадровых процессов в медицинских учреждениях. Система позволяет эффективно вести учет сотрудников, упрощая доступ к персональным данным и истории трудовой деятельности. Управление штатным расписанием обеспечивает удобное планирование и контроль кадровых ресурсов, соблюдение норм нагрузки. Автоматизация рабочих графиков упрощает планирование смен, учитывая индивидуальные особенности работы сотрудников и нормативные требования.