Автоматизация регистратуры

Расписание работы и электронная очередь позволяют управлять располагаемыми ресурсами (время, персонал, помещения, рабочие места и оборудование) и организовать процесс записи пациентов таким образом, чтобы эффективно распределить эти ресурсы и исключить пересечение потоков или наличие двойных записей. Система CS Polibase позволяет управлять электронной очередью, распределяя рабочее время между специалистами, помещениями, рабочими местами или оборудованием. Система фиксирует дату и время приёма и минимизирует задержки, формируя прозрачное расписание работы.

МИС CS Polibase поддерживает запись пациентов на прием через различные каналы, включая онлайн-сервисы, мобильные приложения, кол-центры и терминалы самообслуживания, что делает процесс удобным и доступным для всех пользователей. Для клиники такая многоканальная система повышает удовлетворенность пациентов, улучшает организацию работы и позволяет эффективно управлять потоками пациентов. Основные режимы включают:

• Онлайн-запись: Пациенты могут записываться через веб-портал, сайты агрегаторов (таких, как Продокторов, Сберздоровье, НаПоправку) или мобильное приложение, получая доступ к актуальному расписанию врачей, услуг и свободных слотов. Система обновляет данные в режиме реального времени, устраняя пересечения и дублирование.
• Запись через регистратуру: Администраторы могут быстро находить свободное время в расписании, учитывая пожелания пациента, профили врачей и доступность необходимых ресурсов, таких как кабинеты или оборудование.
• Запись через кол-центр: Операторы могут оформлять запись по звонку, используя удобный интерфейс системы для поиска подходящих слотов.
• Самозапись через терминалы самообслуживания: В клинике пациенты могут самостоятельно выбрать время приема с помощью терминалов, которые отображают сводное расписание.

Медицинская информационная система (МИС) CS Polibase предоставляет возможность управления всеми ключевыми этапами взаимодействия с пациентом через удобную и интуитивно понятную панель управления, объединяющую все функции в одном интерфейсе и одном экране. Администратор, врач или иные сотрудники клиники могут с легкостью вести пациента через полный цикл обслуживания, начиная с первичной записи и заканчивая оплатой. Все функции доступны через интуитивно понятную панель управления, которая является универсальным инструментом для любой роли в клинике — от регистраторов до медицинских специалистов.

Основные этапы работы с пациентом через единую панель:

• Запись на прием
• Формирование сопровождающих документов (договоров, информированных согласий и т.п.)
• Подготовка плана обследования и лечения
• Формирование счета и счета-протокола
• Регистрация электронных медицинских документов (ЭМД)
• Оплата услуг, включая поддержку сложных схем оплаты и интеграцию с фискальными системами
• Печать документов
• Отправка электронных документов (Email) пациенту или врачу
• Телефонный звонок пациенту или врачу
• Регистрация направлений или перенаправлений к другому специалисту

В системе CS PoliBase реализованы различные формы управления расписанием приёмов и записи пациентов, каждая из которых подходит для разных задач сотрудников медучреждения. Обе формы обладают общей функциональностью, которая обеспечивает удобную работу с расписанием.

• Форма Расписание на день. Эта форма предназначена для отображения графика приёмов сразу нескольких специалистов (например, всех врачей клиники или врачей конкретного подразделения) или нескольких кабинетов на любой выбранный день. Она особенно удобна для администратора регистратуры, который должен быстро ориентироваться в текущей загруженности врачей, проверять доступное время для записи и оперативно записывать пациентов.
• Форма Расписание на период. Эта форма предназначена для работы с расписанием одного конкретного специалиста или кабинета на длительный период (несколько дней). Она более удобна для врача, который отслеживает своё собственное расписание на будущие дни или корректирует приёмы.

Расписание может отображаться в нескольких режимах, которые позволяют эффективно управлять распределением ресурсов:

• Расписание по специалистам. Детализированное представление загруженности одного или нескольких специалистов с привязкой к конкретным услугам и кабинетам.
• Расписание по помещениям. Детализированное представление загруженности одного или нескольких кабинетов с привязкой к конкретным услугам и специалистам.
• Расписание по рабочим местам или оборудованию. Детализированное представление загруженности одного или нескольких рабочих мест или единиц оборудования (такого как аппараты УЗИ, рентгена, диагностики или лабораторного исследования) с привязкой к конкретным услугам, специалистам и кабинетам.

Возможность управлять загрузкой дорогостоящего оборудования, чтобы избежать неэффективного использования или конфликтов в расписании. Мониторинг технического состояния оборудования и его доступности для записи.

МИС CS Polibase позволяет эффективно распределять доступное время между различными участниками процесса записи на прием – врачами, регистратурой и пациентами, включая тех, кто использует терминалы самозаписи в холлах клиники или онлайн-запись через сайты клиники или сайты агрегаторов. Для этого используется понятие резервного времени. Эта концепция предполагает, что рабочее время врача делится на различные категории: основное время, доступное для записи через регистратуру, и резервное время, которое может быть выделено для особых случаев, например, экстренных записей или записи через терминалы самообслуживания или внешние сайты.

Логика распределения и использования резервного времени определяется потребностями клиники и настройками системы. Например, регистратура имеет возможность бронировать основное рабочее время врача для пациентов, которые обращаются лично или звонят в клинику. Для этого отведены временные квоты, которые врач или администратор могут гибко настроить, исходя из графика работы и загруженности. Кроме этого, врач или администратор может установить в расписании отдельные временные блоки как резервные. Эти блоки не открыты для записи через регистратуру, но могут быть использованы для различных целей, например:

• Экстренная запись пациентов (по направлению врача или по решению администрации);
• Прием пациентов, которые записались через киоски самозаписи в холле;
• Обработка дополнительных задач, таких как консультации коллег или административная работа.

Таким образом, резервное время выступает своеобразным буфером, который предотвращает перегрузку врача и позволяет клинике более точно управлять потоками пациентов.

Терминалы самозаписи, расположенные в холлах медицинского учреждения, а также внешние сайты могут быть интегрированы с МИС CS Polibase, что позволяет пациентам самостоятельно выбирать удобное время для визита. Для обеспечения контроля над загрузкой врачей, в системе предусмотрена возможность управления квотами времени, доступными для самозаписи.

Администраторы или руководители клиники могут определить, какое количество временных слотов из общего расписания врача будет доступно для записи через терминалы. Такие слоты могут быть взяты как из основного рабочего времени, так и из специально выделенных резервных блоков.

Система отслеживает запись пациентов в режиме реального времени, предотвращая «перехлёсты» или случайный перебор загрузки врача. Если все временные квоты для самозаписи исчерпаны, пациенты увидят уведомление о недоступности записи через терминал или сайт и будут направлены для консультации на стойку регистратуры. Запись через терминалы и сайты можно программировать для различных целей: например, ограничивать запись на определённых специалистов или услуги.

Функционал автоматизации регистратуры CS Polibase направлен на минимизацию затрачиваемого времени и исключение возможных ошибок. Это достигается за счёт:

• Режима быстрой предварительной записи, который позволяет регистратору оперативно вносить данные без заполнения полной медицинской карты пациента. Данный функционал особенно полезен при повышенной нагрузке на регистратуру.
• Поддержки клавиатурного ввода для ускорения работы, что особенно актуально в случае высокого потока пациентов. Использование горячих клавиш и стандартных комбинаций ввода минимизирует задержки и делает процесс записи максимально удобным.
• Удобных функций быстрого редактирования расписания (копирования, переноса, продолжения лечения или подмены врача), которые бывают полезны в случае необходимости оперативного изменения расписания, например, при смене врача, переносе приема на более поздний срок по просьбе пациента или при назначении следующего посещения.

Автоматическая система уведомлений, напоминаний и памяток в МИС CS Polibase предназначена для улучшения взаимодействия между медицинскими учреждениями и пациентами. Она позволяет автоматически отправлять уведомления о записи, напоминания о предстоящих визитах, информации о месте и времени приема, а также дополнительные памятки, связанные с подготовкой к процедурам или обследованиям. Все отправляемые сообщения формируются автоматически по настраиваемым шаблонам.

Система поддерживает различные каналы связи: SMS-сообщения, электронную почту и мессенджеры, что позволяет выбрать наиболее удобный способ коммуникации с пациентом. Уведомления и напоминания отправляются в заранее установленное время (например, за день до визита), благодаря чему минимизируется вероятность забытых приемов. При необходимости пациенты могут подтвердить или отменить запись напрямую через напоминание, что упрощает управление расписанием специалистов. После завершения приема система автоматически отправляет опрос о качестве обслуживания, что дает клинике возможность оценить работу и укрепить взаимодействие с пациентом для дальнейшего сотрудничества.

Эта функциональность не только снижает количество пропущенных приемов, но и существенно улучшает качество обслуживания, повышает лояльность пациентов и эффективность работы медицинской организации. Автоматизация напоминаний экономит время сотрудников регистратуры и позволяет сосредоточиться на других важных задачах.

В медицинской информационной системе (МИС) CS Polibase реализован автоматический учет и расчет первичности и повторности пациентов и приемов. Система фиксирует данные о первичных обращениях (лидах), определяет первичность и повторность посещений как по клинике в целом, так и по отдельным структурным подразделениям. Помимо этого, ведется учет первичности и повторности консультаций и лечений в разрезе врачебных показателей.

Благодаря этой функциональности клиника получает объективные данные, которые используются для сквозной аналитики и углубленной статистической обработки информации. Выявление и анализ этих показателей позволяет оценивать эффективность работы врачей и регистраторов, а также оптимизировать внутренние процессы.

Дополнительно, система CS Polibase поддерживает расчет рейтинга специалистов на основе специальной методики, которая учитывает показатели первичности и повторности пациентов, а также финансовые показатели работы медицинских специалистов. Такой подход помогает обеспечить прозрачную и объективную оценку работы медицинского персонала, способствуя их мотивации и повышению общей результативности клиники.

Статусы записи пациентов фиксируют этапы взаимодействия с клиникой: от подтверждения до завершения приема. Их можно менять вручную или автоматически, что помогает отслеживать посещаемость, переносы и пропуски, а также в целом процесс прохождения обследования или лечения пациентом.

Функции простановки статусов приемов обеспечивают оперативный контроль над выполнением всех этапов визита пациента. Простановка статусов в режиме реального времени позволяет медицинскому персоналу и администраторам точно отслеживать текущую ситуацию в клинике, снижая необходимость уточнений или лишних коммуникаций между отделами. Это не только оптимизирует рабочие процессы, но и дает возможность быстро реагировать на задержки, неявки пациентов или изменения в графике.

Интеграция функционального и процессного управления в МИС CS Polibase предоставляет уникальную возможность синхронизации всех операций, выполняемых в рамках функционального модуля, с процессными состояниями пациента. Например, действия, совершаемые в модуле управления расписанием и записью на прием, такие как изменение статуса приема, создание плана лечения, формирование счета-протокола, прием оплаты и другие, инициируют автоматическое обновление статуса (состояния / этапа) соответствующего клиентского процесса. Это обеспечивает полную прозрачность и непрерывность ведения пациента, исключая необходимость дублирования данных и ручного отслеживания этапов. Таким образом, данное решение позволяет повысить эффективность работы клиники, минимизировать ошибки и обеспечить согласованность всех процессов на пути пациента.

Интеграция функционала регистратуры и записи на прием с работой Call-центра позволяет операторам Call-центра осуществлять запись на прием "от звонка" непосредственно в процессе входящего или исходящего телефонного разговора. Это означает, что оператор может в режиме реального времени зафиксировать необходимую информацию о звонке и пациенте, выбрать удобное время приема и мгновенно внести запись в электронный график врача, не покидая интерфейса Call-центра и контекста телефонного звонка.

Более того, запись на прием автоматически связывается с конкретным телефонным звонком, а также с фактом первичного обращения (лидом), если он имеет место. Это позволяет создавать полную историю взаимодействия с пациентом, включая информацию о времени и длительности звонка и связанных с ним первичном обращении (лиде), результате записи или отказе, а также о действиях конкретного оператора. Такая связь между звонком и записью дает возможность осуществлять мониторинг и анализ эффективности операторов Call-центра, основываясь как на статистике звонков, так и на результатах записей на прием.